管理最重要的資源：時間

中國粉體網 2010-06-29 點擊：3815次

“大多數領導人都知道必須審慎規劃預算，卻很少領導人用同樣審慎的態度，來運用自己最珍貴的資源：時間。”管理顧問席曼（Patricia Seemann）在星球顧問公司（Sphere Advisors）期刊上發出這樣的感慨。

    的確，對企業來說，資金、技術、人員，幾乎每一項資源都可以失而復得，可以補充，可以擴增，唯獨時間不能。公司浪費掉的每一秒都永遠消逝，就算萬能之神也無法多給你一秒鐘。特別是高階主管的時間和精力，可以說是公司的策略性資產。

    然而，大多數高階主管在時間方面的管理，卻幾乎失控。他們被一個又一個的例行會議占滿，忙著解決眼前一個有一個的問題。

    當談到時間管理，很多領導人會說，他們之所以無法做好，是因為每一天都有太多的意外事件。沒錯，領導人很少有例行的工作，因為絕大多數例行工作都有其它人員負責，降臨到領導人辦公桌上的，大多是不尋常或重要的事務。但也正因如此，規劃才更顯得重要。妥善規劃自己的時間，是高階主管證明自己管理能力的第一步。

    捍衛自己的思考時間

    要謹慎運用公司的這項策略性資產：時間，席曼指出，首先，高階主管必須為自己忙碌的行程中，規劃出一段優質的思考時間，并且堅持“捍衛”這段時間。為了做出明智決策，高階主管的思考時間絕對不是奢侈品，而是必需品。定期規劃出一段思考時間，也許是獨處，也許是和少數幾位朋友、同仁或者顧問，共同思考與反省一些長期的課題。這樣的省思時間，對于公司的未來會帶來很正面的影響。

    奇異公司前CEO威爾許說，他把三分之二的時間花在和人相關的課題。事實上，高階主管的時間花在哪里，等于告訴全公司，他認為最重要的事情是什么。

    員工的眼睛是雪亮的，不論公司的正式文件或規章上說公司的優先要務為何，他們會看領導人的行為，來研判他認為最重要的事情。他們看你把時間用于什么事務，來研判你實際重視的事；他們看你花時間在誰身上，來研判誰對你有影響力。因此，高階主管如何花時間，除了實質的意義之外，還有很大的象征意義，遠比他自己想象的還要重要。

    要妥善管理自己的時間，高階主管可以這樣做：

    ■計算你一年有多少工作時數。

    ■根據公司策略所需執行的優先要務，安排你的時間使用優先順序。別忘了考量社交及你個人的需要和希望。

    ■大致對每一項優先要務分配時間比例（%）。

    ■定出不能安排工作的個人活動固定時段（例如家庭時間、運動時間）。

    ■留下約20%的時間，用來彈性用于應付一些短期事務，或思考問題與決策。

    ■每季重新檢視這份時間分配表，特別注意重要事務和個人時間的規劃。

    ■每月檢查并進行活動的微調。

    ■在每周的一開始，檢視你的議程，看看是否合乎大目標。

    重視會議的品質

    對很多高階主管來說，占掉他們最多時間的，就是會議，因此會議的品質非常重要。為了使會議有效率而不致浪費時間，在重要決策的會議前，高階主管必須先思考這個會議的性質，以及對會議的期望是什么：這場會議的性質是要對決策進行討論、要敲定決策，抑或要說明及執行一項已經敲定的決策？會議的性質決定你該如何管理會議的流程與走向，而會議的流程與走向將影響與會同仁的行為。

    此外，高階主管要善用自己和整個公司的時間，準時是非常重要的一個關鍵。要做到準時，不需要什么偉大的科技，需要的是高階主管的紀律。高階主管準時出席會議或活動，是尊重他人的象征，準時也等于向員工發出訊息：公司重視效率和紀律，也尊重他們的時間。

    舉例來說，準時開始會議很重要，準時結束會議也很重要。領導人若經常延長會議，同仁通常會在原訂會議結束時間后，多預留一個小時，不安排任何事務。倘若會議準時結束，或延長時間不到一小時，這些預留的時間往往就被浪費了。此外，若領導人總是隨意延長會議，大家就不會在會議前做好充足準備，會議的進行也會變得沒有效率。

    總結來說，高階主管的時間和精力是最珍貴的資源，如果沒有事先規劃，嚴格管理，各種事務和瑣事會立即侵入，占滿管理團隊的時間。對公司來說，同樣的一年很快就會過去，差別就在于，究竟你的公司是有效率地朝向目標前進，還是散漫地執行了各種無關緊要的小專案，但目標卻顯得如此遙不可及。（作者：龔明勇）